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PV AP St Servais du 30 août 2022
Par Thierry de Marneffe.
1. Préambule
Raphaël regrette de ne pas avoir été informé plus tôt de l’horaire de l’assemblée générale du personnel, et ainsi, de ne pas avoir pu présenter l’AP et les cocktails dînatoires dès ce moment.
Par ailleurs, force est de constater le faible nombre de membres présents à cette réunion, alors que celle-ci est capitale puisqu’elle est principalement consacrée à la préparation des “cocktails dînatoires”.
2. Approbation du PV de la réunion AP du 14 juin 2022
Le PV de notre réunion précédente ne peut être approuvé puisqu’il n’a pas encore été communiqué.
3. Préparation des cocktails dînatoires
Les cocktails dînatoires se dérouleront cette année les vendredis 9, 16 et 23 septembre.
Ces dates ne peuvent être reportées. En effet, le collège souhaite organiser les rencontres avec les parents le plus vite possible après la rentrée, pour que les parents soient encore dans l’ambiance de rentrée et se sentent davantage concernés. Or les dates des cocktails coïncident avec celles de ces rencontres.
Courses :
| - Garnitures | Laurence et Vinciane proposent de se charger des courses, notamment sur la base de factures anciennes. |
| - Boulangerie | Raphaël va prendre contact avec Anne-Gaëlle pour voir si elle accepterait de se charger des petits pains et des éclairs. |
| - Bières | Laurence propose d’acheter des bières “Fondamentale” (AP du fondamental) en plus du reste, car il manquait des bières l’an passé. |
| - Tickets | Éventuellement AVA, voir sous-point suivant. |
| - Paiement | Actuellement, seule Nathalie a accès au compte et à la carte de l’AP. Raphaël propose d’avancer la somme. |
Tickets apéro :
Souhaitant recevoir davantage de parents pour l’apéritif, la direction propose de distribuer des tickets boissons (qu’elle financerait) dans toutes les classes, en même temps que les invitations/talons.
Nombre : 50 par classe ?
Laurence et Vinciane mettent en garde contre le danger de voir des parents récolter plusieurs tickets (p.ex. auprès de personnes qui ne viendraient pas, ou seules) et les utiliser même après l’apéro, pendant le buffet (manque à gagner pour l’AP).
Diverses solutions sont imaginées pour éviter tout abus : soit des tickets AVA munis d’un cachet spécial indiquant qu’ils ne sont valables qu’entre 19 et 20h (ou d’un cachet quelconque qui aurait la même signification, p.ex. rappelée sur des affiches), soit des tickets imprimés par Laurence, soit des tickets AVA sans mention mais d’une couleur différente, soit des jetons tels qu’utilisés pendant les fêtes du fondamental, dont Laurence pense qu’il y en aurait également en stock au collège. L’idée serait en tout état de cause de limiter l’utilisation de ces tickets ou jetons à la tranche horaire 19-20h.
Raphaël en discutera avec le collège et va évaluer ces différentes solutions.
Invitations/talons :
Le collège souhaite que les invitations soient encore sur format papier et qu’elles soient distribuées par les titulaires.
L’AP estime que cette distribution par les titulaires risque de retarder le processus. En effet, il faut attendre la première réunion de l’année avant d’espérer une distribution des invitations, ce qui pourrait être fort juste pour les premiers cocktails.
Certains se demandent si en confiant cette tâche aux éducateurs, le processus ne serait pas plus rapide.
De plus, il est proposé de présenter les cocktails sous un nom plus proche de la réalité (pour que les parents d’enfants de première année sachent dès le départ qu’ils auront un vrai repas avec dessert), par exemple en évoquant un “buffet” dans l’invitation.
Lettre présentation AP :
Outre la lettre d’invitation aux cocktails, il y a la lettre de présentation de l’AP, souvent distribuée en même temps.
Laurence et Vinciane estiment que la lettre est peu lisible. Comment améliorer cette présentation?
Par ailleurs, ne serait-il pas préférable de distribuer cette lettre non plus en même temps que les invitations aux cocktails, mais ultérieurement? Raphaël rappelle que les titulaires souhaitent ne pas distribuer sans cesse des documents et qu’il pourrait y avoir un problème de ce côté.
Idée : apposer un code QR sur les invitations, renvoyant à la présentation de l’AP sur le site web (voire au site Facebook encore à créer, voir plus bas). En plus ou en remplacement d’un support papier?
Thierry rappelle qu’il est crucial de mentionner, sur la présentation de l’AP, que nous sommes activement à la recherche de personnes disposées à présenter leur métier lors des TRP (vendredi 17 février 2023).
Main-d’œuvre sur place :
Il faudrait disposer de main-d’œuvre dès 16h00 pour 1) arranger la salle et 2) préparer les garnitures (cuisine). Il est rappelé que Nathalie ne sera pas présente aux premiers cocktails, le vendredi 9. Vinciane propose de faire également appel à nos enfants.
Fournitures par le collège :
| - Frigos : | Raphaël demandera au collège s’il est envisageable de pouvoir disposer d’un frigo sur place (n’importe où mais au collège) pour stocker les courses avant le jour J. |
| - Salle : | Raphaël insistera auprès du collège pour que la salle soit chaque fois accessible et rangée à 16h. |
| - Parking : | Raphaël demandera s’il est possible de disposer dès 16h du parking de la cour des premières pour décharger les fournitures nécessaires. |
| - Stockage : | Raphaël demandera s’il est possible de disposer d’un local permanent, ou au moins d’un espace pour une armoire (éventuellement même payée par l’AP) pour stocker le matériel des cocktails, bars de la fête, etc. Actuellement, toutes ces fournitures sont entreposées chez des membres de l’AP et cette situation est souvent fort inconfortable. |
| - Titulaires : | Raphaël en demandera la liste pour préparer les badges. |
Comptes :
Il est rappelé qu’il est capital de pouvoir vérifier très fréquemment les inscriptions et donc les paiements sur le compte pour prévoir les fournitures en conséquence. Qui a accès?
4. Article et photos sur les cocktails dînatoires pour le site web
Raphaël rappelle l’idée émise l’an passé de publier des photos des cocktails dînatoires/buffets sur le site de l’AP, de préférence une semaine avant l’envoi des courriers pour les parents, de façon à mieux faire comprendre de quoi il s’agit.
Il semble qu’aucune photo de l’an passé ne soit disponible. Vinciane en a transmis il y a un certain temps par WhatsApp, mais elles se sont apparemment perdues. Il est donc demandé à tous de prendre des photos cette année pour qu’elles soient disponibles, cette fois, pour l’édition 2023.
5. Prochaines réunions et activités de l’AP pour cette année
Désormais, les réunions de l'AP se dérouleront le lundi soir au lieu du mardi soir.
Raphaël rappelle que l’agenda des activités de l’AP est publié sur le site :
http://www.apstbenoitstservais.be/calendrier.html
Les réunions de l’AP sont également mentionnées sur le site du collège :
https://stbenoitstservais.be -> onglet “AGENDA”
Comme mentionné sous le point 3, les TRP se dérouleront le vendredi 17 février 2023.
La date de la Fête (non trouvée ce 30 août mais finalement repérée après un examen plus approfondi) est fixée aux 19, 20 et 21 mai 2023.
Conseil de participation : première réunion le jeudi 6 octobre.
Pour rappel, les membres effectifs sont Raphaël, Hekma et Cédric et
les suppléants, Nathalie, Lionel, Olivier et Bernard
(cf. https://www.apstbenoitstservais.be/conseilParticipation.html).
Toujours dans l’agenda, Laurence, qui fait également partie de l’AP du fondamental, prévient déjà qu’il y aura une marche ADEPS pour le primaire au mois d’avril 2023.
6. Recrutement AP
Nous profitons toujours des cocktails dînatoires pour faire connaître
l’AP et recruter des membres.
Toutefois, il est nécessaire de réfléchir à des pistes supplémentaires
pour étoffer les effectifs. Laurence relance l’idée d’une page
Facebook et lance un appel aux personnes disposées à donner de leur
temps à cet effet.
7. Divers
Néant.
Fin de la réunion vers 22h15.