Ceci est une version abrégée du fichier « 20240513 PV AP.pdf ». Afin de respecter la vie privée des personnes présentes ou citées, certaines informations ont été retirées ou modifiées. La version complète du compte-rendu de la réunion peut être obtenue sur demande. Pour plus d'informations, consultez la section Respect de la vie privée.

PV de la réunion de l'AP St-Benoît St-Servais du 13 mai 2024

Par Thierry de Marneffe, secrétaire.

1. Préambule

Cette avant-dernière réunion de l’année 2023-2024 est l’occasion de préciser l’organisation du bar central de la Fête, tenu par l’AP, et des dernières activités de l’année. Elle est également l’avant-dernière avec notre président actuel, Raphaël.

2. Approbation du PV de la réunion AP du 22 avril 2024

Le PV de la réunion du 22 avril 2024 est approuvé.

3. Planification du bar central de la Fête (samedi 25 mai 2024)

Raphaël remercie les parents non membres de l’AP qui se sont déjà inscrits, tout en regrettant leur faible nombre à ce jour (3 personnes).

Au moment de la réunion, il manque encore des parents dans la tranche horaire 19-21h, et la période 17-19h, la plus chargée, pourrait également encore être étoffée. Raphaël chargera l’école de renvoyer un rappel sur SmartSchool.

M. D. étant chargé de la gestion des boissons, Raphaël va prendre contact avec lui pour en savoir plus sur les boissons qui seront servies et sur la question de savoir dans quelles conditions nous pourrons vendre la bière de l’AP (la Saint-Servoise). Raphaël a d’ores et déjà proposé à l’école soit, qu’elle achète des caisses de bière à 72 euros/pièce, pour revendre chaque unité à 3,50 euros, soit que les comptes soient tenus séparément pour les autres boissons et pour ces bières.

Marilyne explique qu’il reste encore assez de Saint-Servoise, à savoir 888 bouteilles.

Quelques jours après la réunion, Raphaël a obtenu des précisions de M. D. En résumé :

les paiements se feront par grilles prépayées avec des cases à noircir ;
la direction accepte de vendre la Saint-Servoise à 3,50 €
elle indique que de la Curtius et/ou de la Smash seront aussi proposées
pour faciliter la comptabilité, l’école propose de racheter toute caisse entamée (72 €) au lieu de devoir compter chaque bouteille.

4. Autres activités prochaines

Volontaires pour la réunion de parents le mardi 21 mai 2024

L’AP est à la recherche de volontaires. Cécile, Magali et Hélène ont déjà indiqué qu’elles seraient présentes. La mise en place commence à 16h00.

Conseil de Participation

Il est prévu que l’AP délègue 2 membres effectifs et 2 membres suppléants au CP, qui se réunit généralement le jeudi à 17h00, ou parfois un mardi.

Actuellement, Cédric et Raphaël sont toujours membres effectifs. Comme précisé dans les précédents rapports, Raphaël ne pourra plus en faire partie à partir de l’année scolaire prochaine. Magali propose de le remplacer et d’aller déjà assister à la prochaine réunion. Par ailleurs, Cédric souhaite qu’une autre personne reprenne sa place. Resterait-il comme suppléant ? La question est posée par Hélène.

Des élections pourraient être organisées à cet effet, mais pour ce faire, il faudrait des volontaires, soit parmi les membres de l’AP, soit parmi les parents non membres. Magali précise qu’il se peut que des parents externes à l’AP trouvent le CP plus intéressant que l’AP car on y évoque des thématiques plus directement liées au fonctionnement de l’école.

Raphaël demandera à la direction de placer un message en ce sens sur SmartSchool. Toutefois, pour ne pas mélanger les communications, il fera cette demande après la Fête.

Volontaires pour l’adieu des rhétos le mardi 2 juillet 2024

Il manque des volontaires pour servir des boissons et faire la vaisselle à l’occasion de l’adieu des rhétos.

Magali propose de demander l’aide des 5^es, avec quelques adultes pour les encadrer.

Toute aide sera donc très appréciée.

5. Calendrier de l’AP pour 2024-2025, rentrée scolaire, AG

Difficulté de toucher les parents d’élèves de première année

La direction se demande quelle forme donner aux réunions de parents pour accroître le taux de participation des parents de première à ces événements, notamment de début d’année, et voudrait savoir si l’AP a déjà envisagé des solutions et des dates.

L’AP n’est donc pas la seule à éprouver des difficultés à toucher les parents des élèves de première année.

Cocktails/Repas de début d’année

Après discussion, les dates proposées par l’AP pour les repas de début d’année seraient les 13 et 20 septembre et le 4 octobre, ou les 6, 13 et 20 octobre.

En ce qui concerne le type de repas à proposer, Magali rappelle que nous sommes de moins en moins nombreux chaque année pour préparer ces moments de convivialité et qu’il faudrait peut-être réfléchir à d’autres formules moins chronophages. Elle propose des pains-saucisse et Hélène, des burgers.

Le problème de visibilité du stand de l’AP est également évoqué. Serait-il envisageable de placer ce stand dans un lieu de passage tel que la cour, avec une possibilité de repli dans le réfectoire en cas d’intempéries ?

Si la visibilité s’accroît, on pourrait prévoir des portions supplémentaires pour permettre à certains parents de se décider (et de payer) sur place des repas qui viendraient donc s’ajouter à ceux qui auraient déjà été réservés.

Il faudra bien sûr éviter les problèmes de communication qui se sont produits l’an passé. Il faudrait que les parents reçoivent les informations relatives à ces repas dès qu’ils vont porter le CEB de leur enfant pour l’inscrire au collège et/ou en même temps que les informations de début d’année diffusées pendant les vacances.

Par la suite, Raphaël a eu un contact avec la direction au sujet de ces repas :

dates : la direction préfère les 30/08, 11/09 et 20/09 ;
ok pour donner une feuille aux parents lors de la remise du CEB ;
l’idée de diffuser une autre feuille avec les dates clés du début d’année est jugée intéressante.

Calendrier de l’année scolaire prochaine

Raphaël va préparer un calendrier des réunions de l’AP 2024-2025.

AG de début d’année scolaire : après discussion, il est décidé qu’elle se tiendra le lundi 14 octobre. Pour rappel, les comptes qui seront détaillés à cette occasion porteront sur la période du 1^er septembre 2023 au 31 août 2024, conformément à l’article 19 de nos statuts.

Comme évoqué lors de la précédente réunion, c’est Magali, vice-présidente, qui enverra les convocations, Raphaël étant à ce moment empêché puisque n’ayant plus d’enfants au collège.

6. Divers

Répartition des fonctions dans l’AP

Magali rappelle qu’il serait temps de se demander qui, parmi les membres effectifs, occupera quelle fonction dans l’AP à partir de la prochaine année scolaire.

Si de nouveaux parents approchés pendant la Fête rejoignent l’AP, nous pourrions demander à un panel plus large, lors de la prochaine réunion, qui souhaite s’engager dans quelle fonction.

Prochaine réunion

La prochaine réunion de l’AP aura lieu le lundi 17 juin.

M. J-M. R., directeur général, y sera présent pour répondre aux questions de l’AP et parler, notamment, de l’organisation de la rentrée.

Cette réunion sera suivie d’un repas dans un restaurant.

Fin de la réunion à 21h20.