PV de la réunion de l'AP St Benoît-St Servais du 20 mars 2023

Par Thierry de Marneffe.

1. Préambule

En cette première réunion après les TRP, les remerciements de l’AP vont à tous ceux qui ont participé à cet événement et ont apporté une aide plus qu’efficace.

L’AP est très heureuse d’accueillir M. J-M. R., directeur général, pour le point 2 de l’ordre du jour.

2. Invité : J-M. R., directeur général

Plusieurs points de discussion sont soumis à M. J-M. R., directeur général.

Plan de pilotage

Le plan de pilotage, qui mobilise les forces vives du collège depuis 2019, vient d’être validé officiellement et les 19 actions concernées pourront donc être lancées dans les meilleurs délais. Le collège fait partie de la troisième vague d’écoles qui ont fait valider leur plan et se classe ainsi parmi les 10 % d’établissements – de cette troisième vague – dont le plan a été approuvé en première lecture. Très bonne nouvelle donc qui participera à la motivation du corps professoral puisque le collège peut enfin s’attaquer à des chantiers plus concrets.

La Fête

Elle aura lieu le vendredi 19 et samedi 20 mai 2023.

Le vendredi, elle s’ouvrira par une prestation de l’orchestre du collège, puis se poursuivra en soirée avec une activité de quizz/blind test ouverte aux familles (sur inscription). Entre les deux, chacun aura la possibilité de se sustenter.

Le samedi, elle se déroulera à partir de 15h00, au maximum dehors si le temps le permet, sinon sous le chapiteau, les activités dans les bâtiments étant réduites au maximum. Parmi les animations : tyrolienne, circuit de châteaux gonflables. Un spectacle d’élèves (et pourquoi pas de professeurs et/ou de parents) sera présenté à 17h30. Dès 19h30, un grand restaurant unique accueillera les ventres affamés dans les trois réfectoires (sur réservation, maximum d’environ 300 places). Des pains-saucisse seront également servis. La fin des activités est prévue aux alentours de 0h30.

Bar de l’AP à la Fête

Comme chaque année, un bar sera également organisé, idéalement à l’extérieur, ou dans le réfectoire en cas de pluie. Comme le veut la tradition, M. R. invite l’AP à assurer le service du bar.

Raphaël et les autres membres de l’AP acceptent bien sûr. Raphaël explique que comme il n’y aura qu’un seul bar (auparavant, il y en avait plusieurs, dont celui des 4^èmes) et qu’il ne sera ouvert qu’un seul jour, l’organisation devrait être plus aisée et les clients, plus nombreux.

L’AP fera à nouveau appel, cette année, aux parents désireux de servir au bar. La discussion tourne autour de la manière d’approcher les parents. La communication du collège relative à la Fête devrait se faire dans le courant de la semaine du 27 mars, donc l’AP devrait idéalement suivre assez rapidement avec son appel aux bar(wo)men. Nous disposons d’un peu moins de deux mois (dont il faut retrancher la période de vacances) pour organiser les équipes pour le service au bar.

À décider : communication par Smartschool (voir aussi plus loin), par mail sur l’adresse ad hoc, ou par Google Forms ? Raphaël va demander à Lionel, qui s’en était occupé l’année passée, s’il passe cette année encore par l’adresse mail créée à cet effet. S’il n’en a pas la possibilité, Maryline propose de s’en charger par Google Form.

Le directeur demande si l’aide d’Hedwige serait appréciée. Pas d’objections.

Les commandes de boissons seront réalisées par le collège.

Visibilité de l’AP, surtout auprès des premières années

Il est clair que pour sa survie, l’AP a besoin d’accroître sa visibilité auprès des parents. L’AP dispose de membres très actifs, mais en nombre beaucoup trop faible, pour la tenue des réunions et l’organisation des cocktails dînatoires de début d’année, des TRP, etc. De plus, un problème inhérent à toute AP est que les départs sont aussi fréquents qu’automatiques (heureusement, la plupart des élèves quittent le collège après une moyenne de 6 ans…).

Pour M. R., la Fête est évidemment une occasion de prendre des contacts parmi les parents. Il propose que nous distribuions aux parents des documents succincts à faire compléter par les parents avec quelques questions simples telles que “qui peut donner un coup de main, même ponctuel, pour les réunions, les cocktails, les TRP, etc.?”.

Raphaël précise qu’à l’époque où la Fête se déroulait en novembre, il était plus aisé de “fidéliser” de nouvelles recrues. En effet, les parents qui se montraient intéressés pouvaient directement assister aux réunions suivantes. Tandis qu’avec une Fête en mai, il ne reste plus qu’une ou deux réunions puis les participants risquent de partir “dans la nature”.

Raphaël et Vinciane rappellent qu’avant le covid, les réunions parents-professeurs étaient une excellente occasion de faire connaître l’AP avec un stand de boissons.  

M. R. note l’idée et propose concrètement que l’AP s’en charge déjà pour la réunion de parents du 18 avril. Il recommande également que les parents soient avertis à l’avance de la présence de ce bar et qu’ils puissent recevoir à cette occasion un formulaire comme évoqué plus haut en lien avec la Fête. Lorsque nous enverrons l’appel aux volontaires pour servir au bar de la Fête, nous pourrions donc signaler que l’AP sera disponible à la réunion de parents le 18 avril pour répondre aux éventuelles questions.

Vinciane lance l’idée que si les inscriptions des élèves de première année sont déjà connues au moment de la Fête, les parents de ces nouveaux élèves pourraient déjà être invités à la Fête, ce qui permettrait à l’AP de les rencontrer. M. R. explique que les inscriptions sont déjà connues et que quelques élèves supplémentaires (2^èmes choix, etc.) viendront encore compléter les listes d’ici le mois d’avril. Il est donc bel et bien envisageable de les inviter.

Projets que l’AP pourrait soutenir

Raphaël s’étonne que contrairement aux années précédentes, l’AP n’ait encore reçu en 2022-2023 qu’une seule demande d’appui à un projet. Il s’agit des “Plaidoiries citoyennes”, un projet porté par Mme M. L’AP n’a reçu aucun appel à l’aide des habituels “clients” tels que l’orchestre du collège, Maths en Jeans, etc.

M. R. va en parler aux professeurs. Il évoque déjà un projet qui serait probablement heureux de compter sur une aide de l’AP au cours des prochaines années : la pièce des rhétos. Une aide logistique et/ou financière serait sûrement appréciée.

M. R. précise qu’entre 40 et 50 nouveaux professeurs sont venus rejoindre le collège depuis quelques années et qu’ils n’ont donc pas encore pris ces “habitudes” (faire appel à l’AP pour des projets, organiser une Fête,…), d’autant que le covid a interrompu pas mal d’activités qui étaient auparavant des traditions.

Voyages de classes organisés par le collège

De nombreux élèves regrettent l’absence de voyages d’envergure depuis plusieurs années. Le hasard a assez mal fait les choses pour certaines classes qui ont cumulé deux années d’annulations pour cause de covid et à présent, le rush sur les sociétés de transport et pour couronner le tout, les difficultés liées à l’envolée des prix des carburants en début d’année.

Virginie, également membre de l’AP, illustre ces difficultés en regrettant (par courriel) qu’il n’y ait eu ni classes vertes en 1^ère, ni voyage en 3^ème et que les rhétos ne partent que 5 jours en Croatie.

M. R. explique que les voyages à Paris ont dû être annulés pour les 4^èmes en raison de problèmes de disponibilité de l’auberge ou du transport.

Toutefois, des voyages ont bel et bien lieu, tels le périple à Rome, dont les élèves sont revenus le 19 mars, ou encore certains échanges linguistiques qui ont pu être organisés.

M. R. est confiant dans le fait que le collège pourra proposer davantage de voyages l’an prochain, les classes concernées pouvant désormais s’y prendre plus à l’avance.

D’une manière générale, les classes partent de moins en moins en avion, le train reste hélas assez cher et les autocars sont très prisés et difficiles à réserver. Autant de difficultés qui expliquent, au moins en partie, le peu de voyages organisés jusqu’à présent.

Possibilité pour l’AP d’utiliser SmartSchool

L’idée de base était qu’il serait utile, notamment pour la planification du service du bar de la Fête par des parents de l’AP, mais également pour toutes sortes de communications, que l’AP ait accès à SmartSchool pour envoyer des messages.

Plusieurs solutions sont évoquées avec M. R. : soit la possibilité pour l’AP de disposer de sa propre adresse sur SmartSchool, soit un système dans lequel l’AP transmettrait des messages à la direction, qui les enverrait elle-même par le biais de sa propre adresse SmartSchool.

Dans ce dernier cas, il serait nécessaire d’indiquer sous chaque message de l’AP l’adresse de réponse, sans quoi M. R. se retrouvera confronté à un nombre potentiellement élevé de mails à réorienter vers l’AP (danger qui existera hélas de toute façon).

Il s’agirait, selon les estimations de Raphaël, de seulement quelques messages par an : les invitations aux cocktails dînatoires, au bar de la Fête et aux TRP, les appels à cotisations, …

M. R. indique qu’il préfère que l’AP lui transmette ses messages et que lui-même les envoie sous son compte de directeur par SmartSchool. L’adresse de réponse devra donc toujours bien être indiquée. Cette solution a l’avantage de montrer clairement, pour chaque communication, le soutien de la direction et d’offrir une plus grande visibilité à nos messages.

Conseil de Participation

La date du Conseil de Participation, initialement prévu le mardi 21 mars, est reportée.

3. Approbation du PV de notre réunion du 13 février 2023

Le PV de la réunion du lundi 13 février 2023 est approuvé.

4. Bilan des TRP et améliorations pour l’année prochaine

Badges

Les badges constituent un des problèmes soulevés par plusieurs membres de l’AP qui étaient présents aux TRP. En effet, à la suite de certaines circonstances imprévues, l’insertion des badges dans les supports en plastique a dû se faire au moment même, sur place, devant les intervenants. L’impression ainsi donnée était peu professionnelle. Ce point sera amélioré l’année prochaine.

Parking

Tous estiment que l’accès au parking s’est beaucoup mieux déroulé que l’année passée. Chacun était à son poste et la barrière a été ouverte au bon moment.

Feed-back

Raphaël estime qu’il serait utile de demander l’avis des participants sur le déroulement et l’organisation des TRP. Ce retour d’information pourrait se faire par la distribution d’un formulaire aux professionnels invités.

Marilyne propose de distribuer ce formulaire de feed-back au début, lorsque les participants viennent chercher leur badge, car si ces documents sont remis à la fin, certains omettront de venir le chercher et surtout, de le rendre.

Ce formulaire pourrait être rendu complété à l’accueil lorsque les participants viennent rendre leur badge mais pourrait quand même aussi comporter une adresse web ou e-mail pour ceux qui préfèrent se donner le temps de la réflexion et répondre plus tard.

Recherche des locaux

L’indication des locaux des différentes tables rondes aux professionnels a été laborieuse, notamment pour deux raisons : une certaine confusion entre les noms de classes et les noms de locaux (ces derniers seuls devant être pris en considération) et la difficulté de rechercher les locaux sur les listes, pourtant très minutieusement et patiemment préparées et imprimées par Raphaël.

La solution qui a émergé de cette discussion consisterait à imprimer des listes triées par nom d’intervenant et indiquant le local réservé pour chacun d’entre eux en première et deuxième heure. Cette liste serait disponible en plus de la liste triée par classe et par élève (affichée sur les vitres près de l’accueil, pour les élèves) et de la liste des élèves par métier/local (affichée sur la porte de chaque local).

Une fois que le local d’un participant est trouvé sur la liste, il s’agit encore d’en indiquer la localisation. Tous saluent la présence d’éducateurs, de professeurs et d’élèves qui ont été une aide très précieuse pour trouver les classes concernées (précisons qu’à l’avenir, nous n’utiliserons plus que les numéros de locaux et pas les noms des classes) et pour servir au bar.

Toujours au sujet des indications de locaux, il a été suggéré d’indiquer les locaux directement sur les badges des participants en plus des noms de leur table et métier. Cela ne permettrait probablement plus de réutiliser les badges d’une année à l’autre, mais cela pourrait être plus pratique pour les intervenants.

Photos

Mme V. H. a envoyé à Raphaël plusieurs dizaines de photos, mais qui n’ont pas encore été publiées étant donné des questions de droit à l’image. Certaines photos sur lesquelles les intéressés (notamment élèves) ne sont pas trop reconnaissables pourraient être publiées sans problèmes.

Formulaires mal remplis

Un des problèmes sur lesquels nous n’avons guère prise est celui des formulaires mal complétés par les élèves. Raphaël rappelle que ces imprécisions ralentissent considérablement le processus de préparation des TRP.  

Vins

La qualité des vins servis et offerts à l’occasion des TRP – amenés par Laurence – a été très appréciée. L’AP ajoute à ces qualités gustatives la qualité du prix, jugé très intéressant.

À ce propos, M. J-M. R., directeur général, a déclaré au début de la réunion que l’idée de réaliser une commande groupée de ce vin, y compris pour d’autres événements du collège, méritait d’être examinée.

5. Concours de plaidoiries citoyennes le mercredi 12 avril 2023

Indépendamment de la discussion avec le directeur général sur le faible nombre de projets à soutenir présentés à l’AP (voir plus haut), l’AP devait encore se prononcer elle-même sur l’unique projet qui a été proposé cette année.

Comme évoqué au point 2, le projet présenté est celui des “Plaidoiries citoyennes”, porté par Mme M. Cette activité se déroulera le 12 avril 2023 en soirée.

Les trois premiers prix que remporteront les gagnants sont des entrées au festival des Ardentes (un pass de plusieurs jours pour le premier prix). Les prix suivants sont des bons d’achat à la librairie liégeoise Livre aux Trésors.

Le tarif des entrées aux Ardentes ayant augmenté par rapport aux années précédentes, le coût que représentent les prix qui seront décernés aux gagnants s’élève à un total d’environ 600 euros.

À titre de comparaison, les années précédentes, les aides octroyées par l’AP aux diverses activités ayant sollicité son soutien s’élevaient à un total d’environ 3 000 - 4 000 euros.

Notamment eu égard à l’absence d’autres projets, il est décidé d’octroyer cette année le total de l’aide sollicitée pour l’organisation des “Plaidoiries citoyennes” en précisant que l’aide 2023, plus importante que d’habitude pour cette activité, ne préjuge en rien de l’aide qui pourrait être fournie en 2024.

6. Divers

Rappel de la marche ADEPS organisée par l’AP du fondamental le dimanche 2 avril 2023.

Cette année, cette marche permettra également de (re)découvrir la lande de Streupas, les Coteaux de la citadelle, etc.

Outre les participants, les bénévoles seront accueillis chaleureusement, notamment la veille pour le fléchage et les lundi et mardi pour débaliser les parcours. Avis aux amateurs…

Responsable pour tout contact : Mme Stéphanie, professeure du fondamental.

Fin de la réunion vers 22h00.