PV de la réunion de l'AP St Benoît-St Servais du 17 avril 2023

Par Thierry de Marneffe.

1. Préambule

2. Approbation du PV de la réunion du 20 mars 2023

Le PV de la réunion du 20 mars 2023 est approuvé moyennant une modification de la phrase relative aux vins, ceux-ci ayant bien été offerts, mais non servis sur place, durant les TRP.

3. Réunion parents-enseignants du mardi 18 avril

Volontaires pour le service boissons

Raphaël recherche des volontaires car il ne sera pas là avant 18h, mais fort heureusement, Magali s’est proposée pour venir, ainsi que Laurence et les filles de Raphaël.

La nécessité de disposer de matériel est également évoquée : un frigo bahut, poster, rollup, etc.

Formulaire d’inscription pour les volontaires pour la Fête

L’idée consisterait à profiter de la réunion de parents du 18 avril (le lendemain de cette réunion de l’AP) pour chercher des volontaires pour servir au bar de la Fête (vendredi 19 et samedi 20 mai 2023).

Raphaël se demande s’il est encore possible d’imaginer d’imprimer des logos et des formulaires de contact pour le bar de la Fête à distribuer le 18 avril.

Sur proposition de Laurence, il est décidé de ne pas se précipiter et de lancer une communication à ce sujet sur Smartschool avant les vacances de printemps. Il n’y aura donc pas de formulaires à distribuer ce 18 avril.

4. Fête du collège : service au bar central

Pour rappel, le “bar central” des années précédentes deviendra l’unique bar de la Fête. Il se déroulera uniquement le samedi, de 15h à 23h30 environ, et sera situé dehors, sous la rampe près du local “Oxfam” (ce qui permettra de s’abriter en cas de pluie). Le bar du vendredi en lien avec le blind test sera indépendant du nôtre.

Gestion des inscriptions des volontaires

En ce qui concerne les volontaires déjà connus : chacun des participants à cette réunion sera présent, ainsi que Maryline et le mari de Laurence.

Toutefois, nous ne sommes bien sûr pas suffisamment nombreux pour faire fonctionner le bar, d’autant qu’il faut également penser à la vaisselle. En outre, il est bon de disposer de personnes qui, pendant que d’autres servent les clients, puissent prendre le temps nécessaire pour susciter des rencontres avec les parents et faire connaître l’AP. En résumé, il faudrait pouvoir compter sur un minimum de 3 à 4 parents par tranche horaire.

D’où l’utilité, chaque année, de battre le rappel auprès des parents.

Petit historique : Raphaël rappelle qu’auparavant, l’AP (souvent Lionel) envoyait un courriel d’information à tous les parents, à l’aide d’un programme permettant de les envoyer par blocs de cinquante. Comment procédons-nous désormais : par courriel (Smartschool), une méthode pratique pour renvoyer une demande de clarification en cas d’imprécision, ou par Google Form, plus rapide mais plus difficile en cas de nécessité de reprendre contact avec l’intéressé ?

Laurence insiste sur l’importance de disposer d’un outil simple d’utilisation et efficace tel que Google Form lorsque Raphaël aura quitté l’AP dans un peu plus d’un an. Même si certains formulaires sont mal complétés (comme c’est déjà le cas avec le système actuel), cette application sera globalement plus aisée à utiliser.

Vinciane propose, à l’avenir, de prévoir un bouton cliquable sur Smartschool ainsi qu’un système de jauge permettant de savoir quelles tranches horaires ne sont pas encore suffisamment choisies.

Dans l’immédiat, cette jauge ne sera pas mise en œuvre étant donné à la fois l’urgence, la complexité qu’entraînerait un tel dispositif et la nécessité de simplifier les processus pour les années à venir.

En conclusion, il est finalement décidé de se baser sur Google Form. La priorité sera donc donnée à l’envoi d’un document avec Google Form inclus.

Timing

Raphaël transmettra aux membres de l’AP un texte martyr avant l’envoi aux parents qui devrait intervenir, idéalement, dans le courant de la semaine du 24 avril (pour que l’information soit diffusée juste avant les vacances de printemps).

Suivront les deux semaines de vacances, puis nous aurons, directement à la rentrée, la réunion de l’AP (avec AG) le lundi 15 mai 2023, puis la Fête débutera déjà le vendredi suivant (19 mai).

Boissons

• Quantités

Edwige demandait s’il était possible d’estimer les quantités nécessaires. Les participants à la réunion estiment qu’il est difficile pour l’AP d’estimer ces quantités et que l’école est mieux à même de le faire.

• Vins

Généralement, l’école fournit les boissons. Raphaël a cependant proposé que l’école entre en contact avec la caviste de Laurence (qui avait déjà fourni les vins pour les cadeaux dans le cadre des TRP). L’idée de départ était de demander à cette caviste un vin pour le restaurant des familles et un autre plus adapté au bar. Dans un premier temps, nous ne lui demanderons que de fournir les vins pour le bar.  

• Bières

D’habitude, de la Jupiler et de la Hoegaarden sont disponibles, avec 2 pompes. Cette année, le collège change de brasseur.  

Faut-il préférer des fûts ou des bouteilles ?

Les fûts demandent quelques connaissances pour leur utilisation. De plus, se pose le problème des restes éventuels, et donc du gaspillage, car les fûts sont difficiles à conserver plus d’une semaine. Les années précédentes, le bar durait plusieurs jours, donc la question était moins pertinente. Les bouteilles sont évidemment plus faciles à conserver en cas de surplus et pourraient donc être commandées en plus grandes quantités. Dans la comparaison fûts/bouteilles, il faudrait également tenir compte de la différence éventuelle de prix.

L’AP demandera également l’avis de Marilyne, qui a une certaine habitude du service à des bars (avec son mari).  

Faut-il prévoir d’autres bières (spéciales)?

Les années précédentes, il était également prévu de vendre quelques autres bières. Cette année, cette diversification aurait encore plus de sens puisque nous serons le seul bar de la Fête. L’avis d’Edwige et de Philippe R. à ce sujet sera sollicité en vue d’une commande de bières spéciales.

Laurence propose également de demander, à cette occasion, des bières locales.

Quant à l’idée de proposer aussi la bière de l’AP du fondamental, Laurence explique qu’il ne reste que 216 bouteilles et que les derniers exemplaires sont réservés à la fête du fondamental (voir également sous la rubrique “divers”).

Matériel de promotion de l’AP

Laurence rappelle de ne pas oublier le matériel de promotion de l’AP : banderole, badges, … De plus, elle lance l’idée de distribuer des dépliants de l’AP, y compris pour les inscriptions des futurs élèves de première année. Raphaël précise qu’il en existe d’il y a dix ans. L’AP pourrait les réactualiser.

Raphaël rappelle l’idée d’imprimer des T-shirts, évoquée il y a quelque temps. Laurence précise qu’ils le font déjà dans le fondamental, à la satisfaction générale.

Vinciane évoque à nouveau l’idée d’inviter les futures premières à la Fête pour prendre connaissance avec le collège et l’AP.

En conclusion, il est décidé de réfléchir à l’édition d’un dépliant et, par extension, à la réalisation de pages PowerPoint de promotion de l’AP (comme les PowerPoint prévus pour les présentations au 104 et les rentrées des titulaires).

Nous recherchons donc des photos d’activités de l’AP pour ces supports!  

5. Soutien de projets

“Plaidoiries Citoyennes” du 12 avril 2023

Les prix ont été distribués lors des “Plaidoiries Citoyennes” du 12 avril 2023 et le jury a distribué un prix en plus que prévu. Mme M. doit encore envoyer les factures. Pour rappel, il s’agissait d’entrées au festival des Ardentes. Vinciane précise que l’AP n’a pas été mise en valeur au moment de la remise des prix. Elle n’était cependant pas présente au début du concours, donc il se peut qu’une mention ait été faite à ce moment-là. À vérifier. Toutefois, un petit rappel au moment de la distribution des prix aurait été appréciée.

Maths en Jeans

Depuis la dernière réunion de l’AP, où nous avions évoqué l’absence de demande de soutien pour Maths en Jeans, M. S. a adressé un courriel à Raphaël pour préciser que cette activité se déroulerait fin mai à Mulhouse et demander l’aide de l’AP.

Les frais sont estimés à 150 euros par élève, or 16 élèves sont inscrits. Le logement se fait en hôtel Ibis, les repas sont pris en charge par l’organisation et le transport se fait en autocar, celui-ci étant partagé avec une autre école.

La discussion tourne ensuite autour du montant du soutien à accorder.

Un montant de 600 euros est évoqué, mais il est décidé d’ajuster la somme après avoir vérifié les montants des années précédentes et consulté notre trésorière à ce sujet.

Cette vérification et cette consultation ont lieu le lendemain. Finalement, vu que nous avions versé 750 euros en 2018 et 2019, nous avons décidé de garder la même somme pour l’édition 2023.

6. Divers

AG

La prochaine réunion de l’AP, qui se déroulera le lundi 15 mai 2023, coïncidera avec la réunion de l’assemblée générale (AG).

Cette AG ne sera pas anodine puisqu’il faudra désigner un nouveau trésoriepour l’an prochain. De plus, idéalement, il nous faudrait un candidat président. Raphaël serait heureux de pouvoir redevenir simple membre de l’AP pour sa dernière année, de façon à “écoler” le nouveau/la nouvelle président(e) et à faciliter ainsi la transition. Un article sera publié sur le site à cet effet.

La chasse est ouverte, appel aux candidats !

Attention, pour pouvoir élire valablement le nouveau trésorier et le nouveau président, il faut :

• le quorum : présence de 4/5 des membres de l’AG (donc 8);
• la présence de la trésorière et de la secrétaire.

Si nous ne pouvons répondre à ces conditions le 15 mai, il faudra reporter la réunion au mois de juin et être sûrs que le quorum soit alors réuni! Il est donc demandé à chaque membre du CA de se manifester d’ici le 15 mai auprès de Raphaël pour faire connaître ses possibilités.

Un autre point à discuter lors de l’AG sera le jour des réunions. Le nombre de membres présents aux réunions n’a jamais été aussi faible que depuis que l’AP se réunit le lundi. Le choix du jour est un exercice périlleux puisque certains ne peuvent se libérer que le lundi, et d’autres précisément que le mardi.

Bière à brasser avec le fondamental ?

Il y a quelques années, l’AP du fondamental a fait brasser une bière spéciale dédiée en partenariat avec l’AP d’une école de Jupille. Le choix de cette autre AP n’a rien à voir avec le siège social d’un brasseur bien connu, la brasserie choisie étant l’Expérimentale à Esneux.

Étant donné que le stock sera bientôt écoulé, Laurence explique que le moment est venu de faire une nouvelle commande et que le partenariat pourrait cette fois se faire avec l’AP du collège, qui disposerait ainsi d’un nouveau support pour assurer sa visibilité lors de ses diverses activités.

Une cave est disponible à l’école fondamentale pour le stockage (environ 2400 bouteilles à l’époque). Reste à voir si un stockage serait également possible au collège, par exemple dans une armoire dédiée.

Il est décidé de demander le prix d’un nouveau brassage de cette bière – qui serait donc produite en collaboration avec le fondamental – et le délai de fabrication et de réfléchir aux quantités nécessaires, à un lieu de stockage et à un nouveau nom pour ce précieux breuvage.

Coût d’hébergement du site web

Raphaël a transmis à Nathalie les factures pour l’hébergement du site web de l’AP. Chaque année, nous payons 12 euros pour le nom de domaine. Cette année, le coût de l’hébergement (mutualisé) est de 86 euros. Ce tarif permet d’éviter la publicité.

Il est décidé de poursuivre dans la même voie : hébergement sans publicité.

Fin de la réunion vers 22h30.