PV de la réunion de l'AP St-Benoît St-Servais du 28 août 2023

Par Thierry de Marneffe, secrétaire.

1. Préambule

Cette réunion est essentiellement centrée sur la préparation des apéros et cocktails dînatoires du mois de septembre. Le faible nombre de membres actifs nécessitera une logistique serrée. Nous en profitons donc pour rappeler à tous ceux qui le désirent qu’ils sont évidemment les bienvenus pour fournir une aide même très ponctuelle aux activités de l’AP.

Une membre de l’AP du fondamental dont un enfant entre en 1^ère année devrait rejoindre prochainement notre AP du secondaire. Elle sera bien évidemment plus que bienvenue.

2. Approbation du PV de notre réunion du 6 juin 2023

Le PV de notre réunion précédente est approuvé.

3. Apéros et cocktails dînatoires des 8, 15 et 22 septembre 2023

Formules

Pour le 8 septembre, c’est-à-dire la réunion des parents de 1^ère année, l’AP s’oriente vers une formule allégée sous la forme d’un “apéro” au cours duquel seront servis des snacks de type petites saucisses, blocs de fromage, olives, morceaux de carottes et céleri, gressins, houmous, tomates cerises, etc.

Pour le 15 septembre, la réunion des parents des 2^èmes et 3^èmes années, nous gardons la formule habituelle d’un “cocktail dînatoire” avec un buffet.

Le 22 septembre, pour les 4 - 5 - 6^èmes, la formule habituelle des “planches apéritives” sera conservée. Les derniers détails y afférents pourront être abordés lors de la prochaine réunion de l’AP qui aura lieu le lundi 18 septembre.

Courses alimentaires

Une liste des ingrédients a été dressée, basée sur celle des années précédentes. Makro ayant fermé, les prix seront comparés entre la boucherie Schmidt, ISPC et la grande distribution. En ce qui concerne les Jupiler, Marilyne rappelle qu’il en reste au fondamental, qui pourraient être rachetées par le secondaire.

Vins

Laurence rappelle qu’il serait judicieux de conseiller à l’école de commander du vin en grande quantité (avantage d’échelle) pour l’écouler non seulement aux cocktails dînatoires et lors des activités de l’AP, mais également à la Fête et lors des autres événements organisés par l’école ou pour les professeurs.

Il serait donc utile de reprendre contact avec l’école pour demander :

• si un tel stock est envisageable (l’école pourrait bien évidemment y puiser également au prix coûtant, pour se faire un bénéfice éventuel)
• si un local serait accessible pour y entreposer un tel stock de vins (voire de bières – cf. point 7)
• si le local Oxfam pourrait servir à cette fin (quitte à y aménager un coin sécurisé – et financé – par nos soins étant donné qu’il y a beaucoup de passage dans ce lieu)

Dans l’attente d’une telle solution dépassant le cadre des cocktails et de l’AP, il est décidé de passer commande, pour l’ensemble des trois apéros et cocktails, de 20 cartons de vin (60 bouteilles blanc, 60 bouteilles rouge).

Tarifs

Comme l’année passée, la direction fournira à nouveau à chaque titulaire un quota de tickets gratuits utilisables au bar, le but étant de favoriser la convivialité pour tous les parents, sans contrainte financière. L’AP ne fera donc payer que les consommations supplémentaires.

Pour ces dernières, il est proposé d’utiliser désormais non plus des tickets de couleur, mais des cartes préimprimées munies de cases à cocher en fonction du prix de la boisson désirée (si chaque case représente p.ex. 50 cents, il faudra en cocher trois pour une boisson à 1,50 euros).

Il est proposé de demander 1 € pour les eaux, 1,50 € pour les softs, 2,5 € pour la Jupiler et 3 € pour les autres bières (y compris la Saint Servoise, voir plus loin) et les vins. Après vérification, il y avait aussi, l’an passé, la bouteille d’eau de 1,5L à 6 € et la bouteille de vin à 12 €. La règle appliquée par l’école, selon laquelle le prix des boissons alcoolisées doit toujours être plus élevé que celui des softs, est ainsi respectée.

Pour le cocktails dînatoire (2e-3e années) et les planches apéritives (4e-5e-6e années), il est décidé de reprendre le tarif de l’an passé.

Après vérification, il s’avère que ce tarif était de 13 € (et non 12 € comme précisé en réunion) pour les cocktails et de respectivement 7 € pour les planches bruschetta-wrap et 10 € pour les planches fromage-charcuterie-pain.

Organisation

• Il sera demandé à Nathalie de nous communiquer son fichier pour faciliter le calcul des quantités et des coûts
• Les inscriptions se feront désormais en ligne sur Google Form. L’adresse électronique du formulaire sera communiquée aux titulaires et aux élèves par Smartschool et en parallèle, par le biais d’un document papier muni également d’un code QR. L’AP espère ainsi gagner du temps et faciliter les inscriptions. Le seul document papier que les parents recevront encore à la réunion sera le dépliant de l’AP (cf. point 5).
• Sur une base volontaire, les enfants de membres de l’AP qui le peuvent seront mis à contribution, notamment pour préparer le local (tables à ranger si ce n’est déjà fait, etc.), dresser le buffet,…
• Pour la soirée des 4 - 5 - 6^èmes, des ardoises de qualité alimentaire seront acquises par l’AP.

4. Aide pour les journées du patrimoine des 9 et 10 septembre 2023

Les différents participants à la réunion sont convenus de s’engager activement dans les visites du 104 qui auront lieu lors des Journées du Patrimoine (9 et 10 septembre 2023). Un planning a été établi.

5. Recrutement, dépliant préparé par Laurence

L’apéro et les cocktails seront à nouveau mis à profit pour recruter de nouveaux membres. Nous pourrons compter sur le roll-up et sur les dépliants (re)créés par Laurence, mais il faudra également faire le tour des tables pour attirer l’attention des parents sur l’existence de notre association et sur son utilité.

Le dépliant est prêt et il ne manque plus qu’une photo à ajouter à la page-titre.

6. Assemblée Générale du 16 octobre, révision et mise en conformité de nos statuts

Marilyne accepte de retaper les statuts à l’ordinateur¹ pour en disposer sur support numérique et ainsi, être en mesure de les adapter.

Raphaël rappelle qu’il est obligatoire de veiller à ce que la proposition de mise à jour des statuts soit disponible pour tous les membres au moins 15 jours avant la réunion de l’AG. Or celle-ci aura lieu le 16 octobre et nous n’avons plus qu’une seule réunion (le 18 septembre) pour préparer ce travail alors que cette réunion sera en grande partie consacrée à la préparation du dernier cocktail dînatoire.

Comme il a une vue précise des adaptations à apporter (notamment : adaptations légales et modification de la date de l’AG), Raphaël rédigera une proposition d’adaptation – sur la base des statuts sous format électronique – et la mettra à la disposition des membres au plus tard 15 jours avant l’AG du 16 octobre.

Étant donné qu’il est de toute façon nécessaire d’apporter des modifications aux statuts, il est proposé d’ajouter un nom abrégé officiel à la dénomination actuelle de l’AP, pour faciliter les démarches administratives diverses. En effet, toute erreur, même relative à l’emplacement du trait d’union, peut entraîner (et a déjà entraîné) un refus de publication par le Moniteur.

7. Divers (Nouvelle page Facebook, bière “Saint-Servoise”)

Facebook

Laurence a créé une page Facebook (https://www.facebook.com/apsecondairesbss). Elle propose d’informer officiellement la direction de son existence et de préciser que nous pouvons être un relai pour les informations du collège. Les articles du site internet de l’AP pourront également être relayés sur cette page Facebook. Enfin, lors des activités telles que les cocktails, il sera ainsi possible de publier instantanément des photos accompagnées de petits messages.

Saint-Servoise

Grâce au dynamisme de Laurence, l’AP du secondaire dispose désormais de sa propre bière, intitulée “La Saint-Servoise”. Elle est brassée par “Experiment’Ale” à Esneux. Il s’agit du même artisan que celui qui produit déjà la bière vendue par l’AP du fondamental. Elle sera servie lors de nos diverses activités qui le permettent, dont les cocktails de septembre, et contribuera à alimenter les caisses de l’AP et partant, à aider financièrement les divers projets portés par le collège.

AG de rentrée du Centre scolaire

Raphaël regrette que la direction ait oublié pour la deuxième année consécutive d’inviter le président à présenter l’AP lors de l’AG de rentrée du personnel du Centre scolaire. Une solution alternative a été improvisée la veille et c’est finalement la direction qui a fait la présentation de l’AP. Nous espérons qu’une meilleure planification sera mise en place l’année prochaine. Lorsque le président se rend en personne à la réunion, il se fait connaître visuellement à tous les professeurs, ce qui peut faciliter les contacts ultérieurs, et il peut mettre l’accent sur certains points, tels que l’appel à projets en vue d’aides financières.

Réunion des parents du mois de juin

Pour cette réunion de parents, le frigo d’était pas prêt et était vide. Il semble que des professeurs aient pensé à tort que le frigo avait été préparé pour leur BBQ et qu’ils l’aient vidé dans cette perspective. Le problème semble récurrent et est aussi lié au fait que le local Oxfam est, par définition, partagé pour de nombreuses activités (cf. point 3).

Visite guidée de certains locaux

Laurence émet l’idée de sonder la possibilité d’organiser une fois par an, pour les (nouveaux) membres de l’AP, une visite des locaux importants de l’école, tels que les cuisines, le local Botassart et le local Oxfam (notamment utilisés pour ranger les boissons), la salle des professeurs avec le casier de l’AP, etc.

Messe de rentrée

Marilyne relaie la question qu’elle a reçue d’un parent d’élève concernant l’organisation d’une messe de rentrée. Cette personne voulait savoir pourquoi plus aucune messe de rentrée n’était organisée, ni pour les élèves, ni pour les parents.

Appellation officielle du collège

Laurence se demande quelle est l’appellation officielle du collège : collège ou Centre scolaire ? Les deux intitulés se retrouvent en effet en parallèle dans toute une série de documents publiés par… le collège. Le Centre scolaire serait semble-t-il l’appellation de l’ensemble fondamental + secondaire, ce qui pourrait parfois prêter à confusion.

Fin de la réunion à 22h52.