PV de la réunion de l'AP St-Benoît St-Servais du 18 septembre 2023

Par Thierry de Marneffe, secrétaire.

1. Préambule

Raphaël étant absent pour raisons professionnelles, Magali, vice-présidente, préside la réunion.

2. Approbation du PV de notre réunion du 28 août 2023

Le PV de notre réunion précédente est approuvé.

3. Compte-rendu des journées du patrimoine des 9 et 10 septembre 2023

Il est fait référence à un mail de M. Laurent Grailet, responsable du projet 104 à la direction des Infrastructures, dans lequel est évoquée la très bonne gestion de l’accueil des visiteurs par des membres de l’AP. Magali en profite pour remercier tous ceux qui ont donné de leur temps pour faire de ces journées du patrimoine au 104 un succès.

4. Compte-rendu des apéros et cocktails dînatoires des 8 et 15 septembre 2023

Communication déficiente

Le grand problème qui émerge lorsqu’on évoque l’apéro des 1^ères et le cocktail dînatoire des 2^èmes -3^èmes est la communication déficiente de la part du collège et, par conséquent, le faible nombre d’inscrits.

Les participants rappellent qu’il est très important de pouvoir communiquer à la fois sur Smartschool et par des documents papier à remettre aux parents. Une solution, déjà évoquée avec Mme B. – qui s’était montrée intéressée – lors du précédent cocktail dînatoire, pourrait consister à confier à l’AP sa propre adresse mail sur Smartschool. Les parents ne seraient pas submergés de messages de l’AP puisque nous n’en enverrions pas plus de 5, grosso modo, sur l’année (par exemple 1 par cocktail dînatoire, 1 pour les TRP et 1 pour la Fête). La direction et les divers responsables de l’école ont déjà suffisamment de travail en période de rentrée et cette solution permettrait de leur éviter de devoir s’occuper en plus de tous ces courriers électroniques et autres.

Un bon moyen consisterait aussi à faire connaître les dates des cocktails (et l’AP dans son ensemble) dès le moment du dépôt des CEB par les futurs parents et élèves de première et déjà dans un courrier au mois d’août.

Magali propose qu’une entrevue puisse avoir lieu avec le directeur général, M. Jean-Michel R., pour discuter de l’amélioration de la communication, notamment en ce qui concerne les cocktails.

Boissons et chips gratuites

La comptabilité des boissons offertes par l’école à chaque parent présent à la réunion de début d’année posent problème. En effet, parmi les boissons se trouvent des softs fournis par l’école, mais également les vins et bières (Saint-Servoise) fournis par l’AP. Il s’agit d’une perte pour (les projets soutenus par) l’AP. L’idée de refacturer à l’école la différence est à nouveau évoquée.

En ce qui concerne les chips, elles n’étaient pas disponibles au début de l’apéro des 1^ères. Il faudra demander à l’école si elle continue à les fournir ou si l’AP investit dans ce domaine.

Par ailleurs, certains parents collectionnent les tickets gratuits et certains professeurs oublient de rendre le surplus, ce qui signifie à chaque fois d’autant moins de ventes pour l’AP. L’idée est évoquée de proposer les verres gratuits à l’entrée (debout avec un plateau) à chaque personne qui arrive, par exemple même sans ticket. Une fois à l’intérieur, le parent devrait acheter ses boissons.

Une table par classe ?

Serait-il utile d’organiser les cocktails par classe, avec un mange-debout par classe ? Il faudrait alors motiver les titulaires à venir aux cocktails. Pour les y attirer, ils devraient avoir le repas gratuit. Cette organisation devrait faire l’objet d’une communication à l’intention des professeurs et des responsables de niveau. L’idée d’une inscription obligatoire est également émise.  

5. Préparation du cocktail dînatoire du vendredi 22 septembre 2023

La liste des ingrédients pour les 50 ardoises est finalisée. La difficulté est que les participants ont quasi tous des élèves en 4-5-6^ème et qu’ils ne seront disponibles pour le dernier cocktail que vers 19h.

6. Préparation de notre Assemblée Générale du 16 octobre 2023

Le Code de l’enseignement impose que “le pouvoir organisateur ou son délégué convoque une assemblée générale des parents de l’école au moins une fois par an (…) avant le 1^er novembre”. Il est donc décidé de demander au directeur d’envoyer une convocation à l’AG (avec les propositions d’adaptation des statuts) à tous les parents, le pouvoir organisateur (PO) devant normalement se charger de contrôler que tout est envoyé.

Lors de cette AG, qui aura lieu le mois prochain, il faudra approuver la modification des statuts et la révision du règlement d’ordre intérieur (ROI). Ces deux éléments font l’objet des points 7 et 8.

7. Révision et mise en conformité de nos statuts

8. Révision de notre Règlement d’Ordre Intérieur (ROI)

Marilyne et Hélène proposent de comparer le ROI de l’UFAPEC (essentiellement conçu pour les associations de fait) avec le nôtre, notamment pour vérifier l’absence de redondance avec notre projet de nouveau statut.

9. Préparation des Tables Rondes “Professionnels” (TRP) du 23 février 2024

Anciens - TRP

L’association des anciens du collège a proposé de nous faire bénéficier de sa liste de membres pour l’organisation des TRP, moyennant quoi l’association des anciens profiterait des TRP pour se faire connaître auprès des rhétoriciens et envoyer à ces derniers les invitations à la soirée annuelle de retrouvailles.

La proposition est acceptée.

Logiciel inscriptions

Laurence demandera à un spécialiste de l’ULiège s’il peut recréer le programme informatique de gestion des inscriptions¹, qui demande pas mal de patience, de doigté et d’expertise.

Organisation

Laurence estime qu’il serait bon de disposer des réponses des étudiants (avec leurs choix) pour le début du mois de décembre.

Il est par ailleurs décidé de lancer dès à présent le mailing à destination des professionnels pour les avertir de la date et sonder leurs disponibilités. Thierry enverra cette première salve de courriels.   

10. Divers

Aucun point “divers” n’est proposé.

Fin de la réunion à 21h30.